Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Erifar Praktijk VoetreflexPlus is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Handelsnaam: Erifar Praktijk VoetreflexPlus
Verantwoordelijke therapeut: Erika de Jong-Faro
Adres: Vaartweg 33, 5109 RB ’s Gravenmoer
KvK-nummer: 62347853
E-mail: info@erifar.nl
Website: https://www.erifar.nl/

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@erifar.nl.

Welke persoonsgegevens verwerkt Erifar

Afhankelijk van uw contact met de praktijk kan Erifar de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• geboortedatum en andere gegevens die nodig zijn om uw identiteit vast te stellen;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• afspraakgegevens en correspondentie;
• betaal- en factuurgegevens;
• gegevens die u invult in een contactformulier of zelf per e-mail, telefoon of op een andere manier verstrekt;
• technische gegevens over uw websitebezoek, zoals IP-adres, datum en tijd, browsertype, apparaatgegevens en beveiligingsloggegevens;
• gezondheidsgegevens en andere informatie die noodzakelijk is voor de behandeling en het cliëntendossier.

Erifar ontvangt deze gegevens meestal rechtstreeks van u. Alleen wanneer dat nodig is voor de behandeling kan Erifar, met uw uitdrukkelijke toestemming of wanneer de wet dat toestaat, gegevens ontvangen van een andere zorgverlener of betrokkene.

Gezondheidsgegevens en het cliëntendossier

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Voor een zorgvuldige behandeling legt Erifar een cliëntendossier aan. Dit dossier kan gegevens bevatten over uw gezondheid, hulpvraag, ziektegeschiedenis, relevante medicatie, uitgevoerde behandelingen, bevindingen, behandelafspraken, gegeven toestemmingen en relevante correspondentie.

Erifar verwerkt gezondheidsgegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de behandeling, de uitvoering van de behandelingsovereenkomst en de verplichtingen die voor de praktijk gelden. De therapeut heeft een geheimhoudingsplicht. Toegang tot het dossier wordt beperkt tot personen die de gegevens voor hun taak nodig hebben en die aan passende geheimhouding zijn gebonden.

Het contactformulier op de website is niet bedoeld voor uitgebreide medische informatie. Vermeld daarom geen medische bijzonderheden in het vrije tekstveld. Wanneer medische informatie nodig is, spreekt Erifar met u af via welk passend kanaal u deze veilig kunt delen.

Voor welke doelen en op welke grondslagen

Erifar verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Contact en afspraken

Om uw vraag te beantwoorden, contact met u op te nemen, een afspraak in te plannen en praktische informatie te geven. Dit gebeurt om maatregelen te nemen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst, om de behandelingsovereenkomst uit te voeren of op basis van het gerechtvaardigde belang om zorgvuldig op een bericht te reageren.

Neemt u contact op via WhatsApp, dan worden uw telefoonnummer en uw berichten ook verwerkt door WhatsApp (onderdeel van Meta), volgens het eigen privacybeleid van WhatsApp. Deel via WhatsApp liever geen medische gegevens; die bespreken we persoonlijk.

Behandeling en dossiervoering

Om de behandeling voor te bereiden en uit te voeren, een behandelplan en cliëntendossier bij te houden, de voortgang te beoordelen en zo nodig contact te onderhouden. De grondslag is de behandelingsovereenkomst en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting. Voor de verwerking van gezondheidsgegevens geldt daarnaast de wettelijke uitzondering voor noodzakelijke zorgverlening door een beroepsbeoefenaar die aan geheimhouding is gebonden. Wanneer uitdrukkelijke toestemming nodig is, vraagt Erifar die afzonderlijk.

Betaling en administratie

Om betalingen af te handelen, facturen of zorgnota’s op te stellen en aan fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen. De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Kwaliteit, klachten en juridische belangen

Om vragen of klachten af te handelen, de kwaliteit van de dienstverlening te bewaken en, wanneer dat nodig is, rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Daarbij verwerkt Erifar alleen de gegevens die voor het concrete doel noodzakelijk zijn.

Websitebeveiliging en werking

Om de website veilig en betrouwbaar te laten werken, misbruik en storingen te onderzoeken en de technische prestaties te bewaken. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigde belang van Erifar bij een veilige en goed functionerende website.

Cookies en statistieken

Voor gewone bezoekers plaatst deze website geen cookies. Alleen bij het inloggen in het beheergedeelte van de website worden functionele cookies gebruikt. Er worden geen cookies of vergelijkbare technieken gebruikt voor statistieken, advertenties of tracking, en er wordt geen externe inhoud geladen die dat doet. Daarom vragen we hiervoor geen toestemming. Erifar verkoopt uw gegevens niet en gebruikt websitegegevens niet voor geautomatiseerde profilering.

Deze website bevat links naar andere websites, zoals Google Maps voor het plannen van een route. Op die websites gelden hun eigen privacy- en cookiebeleid.

Zorgnota en declaratie

Op een zorgnota staan alleen de gegevens die nodig zijn om de behandeling en betaling vast te leggen en, wanneer van toepassing, declaratie bij uw zorgverzekeraar mogelijk te maken. Dit kunnen uw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, behandeldatum, een noodzakelijke omschrijving of prestatiecode en de kosten zijn. U bepaalt zelf of u de nota bij uw zorgverzekeraar indient, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders met u is afgesproken en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Delen van persoonsgegevens

Erifar verstrekt persoonsgegevens niet aan anderen voor hun eigen marketingdoeleinden. Gegevens kunnen wel worden gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor de behandeling, de bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Het kan gaan om:

• andere zorgverleners, uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming of wanneer de wet verstrekking toestaat;
• dienstverleners voor hosting, e-mail, websitebeheer, beveiliging, back-ups, dossierbeheer, planning, facturatie of administratie;
• een administrateur, boekhouder of accountant, voor zover nodig voor de financiële administratie;
• een klachtenfunctionaris, geschilleninstantie, beroepsorganisatie, toezichthouder of overheidsinstantie wanneer een klacht, verplichting of rechtsregel dat noodzakelijk maakt;
• een waarnemer wanneer continuïteit van zorg dit vereist en daarvoor passende afspraken en een geldige grondslag bestaan.

Met partijen die in opdracht van Erifar persoonsgegevens verwerken worden passende afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Erifar voor een wettelijk toegestane doorgifte en passende waarborgen.

Gebruik bij overleg en kwaliteitsbewaking

Voor intercollegiaal overleg of toetsing gebruikt Erifar gegevens alleen geanonimiseerd, tenzij het voor een specifiek doel noodzakelijk is om herleidbare informatie te gebruiken en daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan. Geanonimiseerde informatie is niet meer tot u te herleiden.

Bewaartermijnen

Erifar bewaart gegevens niet langer dan nodig. De belangrijkste termijnen zijn:

• cliëntdossier: in beginsel 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer wanneer de wet of goede zorgverlening dat vereist;
• financiële administratie en facturen: 7 jaar, voor zover de fiscale bewaarplicht geldt;
• contactvragen die niet tot een behandeling leiden: maximaal 12 maanden nadat de vraag is afgehandeld, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een klacht, geschil of wettelijke verplichting;
• technische beveiligings- en serverloggegevens: maximaal 3 maanden, tenzij een beveiligingsincident of andere gerechtvaardigde reden langer bewaren noodzakelijk maakt;
• toestemmingsregistraties: zolang dat nodig is om de gegeven of ingetrokken toestemming en de naleving daarvan te kunnen aantonen.

Na afloop van een bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon te herleiden zijn. Gegevens in back-ups verdwijnen volgens de gebruikelijke overschrijfcyclus van de betreffende back-upomgeving.

Beveiliging

Erifar neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daaronder vallen toegangsbeperking, sterke inlogbeveiliging, actuele software, beveiligde verbindingen via HTTPS, zorgvuldig leveranciersbeheer en back-ups waar dat passend is. Een mogelijk datalek wordt onderzocht en, wanneer de wet dat vereist, gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens Erifar van u verwerkt en inzage te krijgen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking tijdelijk te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Erifar kan bijvoorbeeld verplicht zijn om onderdelen van een cliëntdossier of de financiële administratie te bewaren. Ook kunnen de rechten en privacy van anderen of een zwaarwegend juridisch belang een beperking noodzakelijk maken.

U kunt een verzoek sturen naar info@erifar.nl. Erifar reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; u krijgt daar dan binnen één maand bericht over. Alleen wanneer redelijkerwijs twijfel bestaat over uw identiteit vraagt Erifar om aanvullende informatie. Daarbij wordt niet meer informatie gevraagd dan nodig is om uw identiteit veilig vast te stellen.

Geen geautomatiseerde besluiten

Erifar neemt geen besluiten met belangrijke gevolgen voor u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking. De praktijk gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde profilering.

Klacht over privacy

Heeft u een vraag of klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op via info@erifar.nl. U heeft daarnaast het recht een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Erifar kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, de website, gebruikte systemen of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie staat op erifar.nl. Bij een belangrijke wijziging wordt de datum bovenaan aangepast en wordt, wanneer dat passend is, aanvullende informatie gegeven.